söndag 27 oktober 2013

Våga be om hjälp

Med Malin Trossings serie av uppmaningar Dare to... i bakhuvudet, säger jag bara:
Våga be om hjälp! när du behöver det. "Kan själv" sitter envist i vägen men är inte alltid så konstruktivt.

måndag 21 oktober 2013

Ta dig tid att lära

Hur ofta händer det inte att så fort man är klar med det där som var så viktigt, bråttom,... så rusar vi vidare med nästa uppgift och nästa? Men i en organisation har vi ju behov av att hela tiden växa, förbättras, gå vidare och ett viktigt bidrag där är att dra lärdomar av det vi gjort. Misslyckande såväl som framgångar, planerat och oplanerat arbete - i alla situationer har vi något att lära oss.

Ett verktyg för att lära sig från avslutade uppdrag som jag ofta haft mycket nytta av är After Action Review, AAR. AAR kommer ursprungligen från den amerikanska militären, se mer på wikipedia. Syftet är att systematisera lärandet efter en insats genom att besvara frågorna:
Vad hände?
Varför blev det som det blev?

Hur kan det göras bättre?

Vill du prova? Snart efter avslutad insats kallar du viktiga involverade parter, avsätt ca 2 timmar. Till din hjälp behöver du blädderblock eller whiteboard, gröna och rosa post-it lappar pennor samt massor av tålamod. Så här gör du:
Del 1 - skapa timeline. Detta jobb ska göras tillsammans, under diskussion om vad som faktiskt hände. Börja med att definiera startpunkt och avslut. Var specifika och detaljerade när ni går igenom vad som hänt - bara fakta, inga känslor i det här stadiet. Skriv upp viktiga händelser längs med tidslinjen som stöd för minnet. Den här första delen kan ta tid, upp till 2/3 av tiden kan gå åt till detta och min erfarenhet är att det är väl värt att vara noggrann här. Först när alla börjar få samma uppfattning om vad som faktiskt hände kan man börja definiera framgångsfaktorer och förbättringar.
Del 2 - identifiera framgångsfaktorer. Alla får tre (3) gröna post-it lappar var och skriver ner vad som gjordes bra, dvs sånt vi vill göra igen, se mer av, utveckla ännu mer i vår organisation. De gröna post-it lapparna sätts upp på tidslinjen och grupperas vid behov. Sätt rubriker på de olika grupperna och diskutera hur ni kan dra nytta av dessa organisationens eller individernas styrkor även i ett annat sammanhang.
Del 3 - identifiera förbättringsbehov. I enlighet med 3:1 förhållandet (ämne för nästa inlägg) för möjligheter/problem får varje deltagare nu en (1) rosa  post-it lapp. Tanken med att varje deltagare bara får en enda rosa lapp för att identifiera problem i förfarandet är att man faktiskt måste välja ut det allra viktigaste och på så sätt skalar bort allt okynnesgnäll. Precis som med de gröna lapparna sätts de identifierade svårigheterna upp på tidslinjen och grupperas vid behov. Definiera en eller flera (inte alltför många) förbättringsförslag. Var detaljerade i förslaget och fundera över hur ni bäst går tillväga för att få dessa förslag genomförda och komplettera med ansvarig.
Avslut - summera resultatet, sammanfatta framgångsfaktorer, förbättringsområden och föreslagna aktiviteter så att alla går därifrån med en gemensam bild av vad ni kom fram till. Vid det här läget har förmodligen energin hos deltagarna tagit slut för en väl genomförd AAR engagerar och fokuserar så ge varandra en förtjänad ryggdunk för de delar ni lyckats med och lämna rummet med tillförsikt inför kommande insatser.